Přeskočit na obsah

E-maily

E-maily používá každý z nás. Často však jejich vyřizováním trávíme více času, než bychom museli, a tento čas nám potom chybí jinde. 😉 Pokusil jsem se k tomu napsat pár základních pravidel a také něco o technice „inbox zero“, pomocí které bude Vaše mailová schránka přehlednější (sám to používám již několik let). 🙂 Pokud byste někdo měl další tipy, jak si zefektivnit práci s maily, budu rád za podněty. Díky. 🙂

Základní pravidla

  1. Nevěnujte se kontrole a vyřizování mailů příliš často (např. několikrát za hodinu). Pokud to povaha Vaší práce nevyžaduje, tak klidně stačí 3x denně (např. v 8, 13 a 17 h). Každé vyřizování by nemělo trvat déle než 20 minut.
  2. Jestliže na mail nemusíte skutečně okamžitě reagovat, stačí na něj odpovědět až následující den.
  3. Musíte-li mailu věnovat více času, napište odesílateli stručnou zprávu, že na tom pracujete a že mu dáte vědět (můžete doplnit termín). Jinak mail vyřiďte hned.
  4. V mailu nezapomínejte na jeho předmět (konkrétní, jasný, unikátní, stručný, 2-5 slov), oslovení/pozdrav a podpis.
  5. Snažte se psát mail stručně, není-li nutné text skutečně rozepisovat (pět vět může stačit). Odpovídejte rychle a efektivně.
  6. Pokud posíláte mail více adresátům, kteří se vzájemně neznají, dejte je do skryté kopie.
  7. Nedávejte do mailu velké přílohy (celková velikost maximálně několik MB). Více o tom píšu v článku o Posílání velkých souborů.
  8. Při odpovědi nechávejte i původní text, pomůže to v orientaci v historii konverzace.
  9. Udržujte prázdnou doručenou poštu, tzv. inbox zero (viz níže).

Inbox zero aneb udržujte svoji doručenou poštu prázdnou

  1. Nevyřízené maily necháme označené jako nepřečtené.
  2. Vyřízené maily smažeme/archivujeme.
  3. Spam okamžitě smažeme.
  4. Mail s nepotřebnou, neužitečnou informací, která se nás netýká, smažeme.
  5. Mail s užitečnou informací, která se nás týká či kterou budeme možná někdy potřebovat, archivujeme.
  6. Mail, který stihneme vyřídit rychle (během 2-3 minut), případně je urgentní, vyřídíme ihned. Poté ho můžeme smazat/archivovat.
  7. Mail, na jehož vyřízení budeme potřebovat více času, označíme jako k vyřízení nebo úkoly (přiřadíme štítek nebo přesuneme do složky). Na tento mail potom odpovíme (či vyřídíme ho) později a pak smažeme/archivujeme.
  8. Mail, u něhož čekáme na odpověď, označíme čekám na odpověď nebo ke kontrole (přiřadíme štítek nebo přesuneme do složky). Až později dostaneme odpověď, mail smažeme/archivujeme.
  9. Mail, který má vyřídit někdo jiný, přepošleme a smažeme/archivujeme.

P.S.: Archivujeme buď tak, že mu přiřadíme štítek Archiv (např. v Gmailu), nebo že ho přesuneme do složky Archiv (či jak si ji pojmenujeme).