E-maily používá každý z nás. Často však jejich vyřizováním trávíme více času, než bychom museli, a tento čas nám potom chybí jinde. 😉 Pokusil jsem se k tomu napsat pár základních pravidel a také něco o technice „inbox zero“, pomocí které bude Vaše mailová schránka přehlednější (sám to používám již několik let). 🙂 Pokud byste někdo měl další tipy, jak si zefektivnit práci s maily, budu rád za podněty. Díky. 🙂
Základní pravidla
- Nevěnujte se kontrole a vyřizování mailů příliš často (např. několikrát za hodinu). Pokud to povaha Vaší práce nevyžaduje, tak klidně stačí 3x denně (např. v 8, 13 a 17 h). Každé vyřizování by nemělo trvat déle než 20 minut.
- Jestliže na mail nemusíte skutečně okamžitě reagovat, stačí na něj odpovědět až následující den.
- Musíte-li mailu věnovat více času, napište odesílateli stručnou zprávu, že na tom pracujete a že mu dáte vědět (můžete doplnit termín). Jinak mail vyřiďte hned.
- V mailu nezapomínejte na jeho předmět (konkrétní, jasný, unikátní, stručný, 2-5 slov), oslovení/pozdrav a podpis.
- Snažte se psát mail stručně, není-li nutné text skutečně rozepisovat (pět vět může stačit). Odpovídejte rychle a efektivně.
- Pokud posíláte mail více adresátům, kteří se vzájemně neznají, dejte je do skryté kopie.
- Nedávejte do mailu velké přílohy (celková velikost maximálně několik MB). Více o tom píšu v článku o Posílání velkých souborů.
- Při odpovědi nechávejte i původní text, pomůže to v orientaci v historii konverzace.
- Udržujte prázdnou doručenou poštu, tzv. inbox zero (viz níže).
Inbox zero aneb udržujte svoji doručenou poštu prázdnou
- Nevyřízené maily necháme označené jako nepřečtené.
- Vyřízené maily smažeme/archivujeme.
- Spam okamžitě smažeme.
- Mail s nepotřebnou, neužitečnou informací, která se nás netýká, smažeme.
- Mail s užitečnou informací, která se nás týká či kterou budeme možná někdy potřebovat, archivujeme.
- Mail, který stihneme vyřídit rychle (během 2-3 minut), případně je urgentní, vyřídíme ihned. Poté ho můžeme smazat/archivovat.
- Mail, na jehož vyřízení budeme potřebovat více času, označíme jako k vyřízení nebo úkoly (přiřadíme štítek nebo přesuneme do složky). Na tento mail potom odpovíme (či vyřídíme ho) později a pak smažeme/archivujeme.
- Mail, u něhož čekáme na odpověď, označíme čekám na odpověď nebo ke kontrole (přiřadíme štítek nebo přesuneme do složky). Až později dostaneme odpověď, mail smažeme/archivujeme.
- Mail, který má vyřídit někdo jiný, přepošleme a smažeme/archivujeme.
P.S.: Archivujeme buď tak, že mu přiřadíme štítek Archiv (např. v Gmailu), nebo že ho přesuneme do složky Archiv (či jak si ji pojmenujeme).